舟山市慈善总会同心互联网分会/舟山市同心慈善服务中心深入推进无纸化与数字化办公管理办法（试行）

一、总则

为提高舟山市慈善总会同心互联网分会/舟山市同心慈善服务中心办公效率，降低资源消耗，实现高效、环保、便捷的办公模式，特制定本办法。本办法适用于中心所有部门及会员在日常办公活动中的电子文档管理、信息系统使用、沟通协作等相关工作，遵循非必要不打印。

二、无纸化办公推进措施

（一）电子文档管理

1. 统一文档格式：规定内部使用的电子文档格式标准，如办公文档采用word、ppt等常见格式，便于共享与兼容性处理。

2. 电子文件存储：建立中心专用的电子文档存储平台（如WPS云盘），会员按照项目、部门、年份等分类方式存储文档，设置严格的权限管理，确保文档安全且便于查找调用。

（二）流程电子化

1. 审批流程：逐步引入电子办公系统，实现请假、报销、项目立项审批等流程电子化，非必要不打印。会员在线填写申请表格，上传相关附件，按照预设流程自动流转至各级审批人，审批人在规定时间内进行电子签名审批，系统自动记录审批过程与结果。

2. 合同管理：采用电子合同签订平台，与合作方进行线上合同起草、修订、审批与签署。合同签订后，自动存储至电子文档库，并与相关项目关联，非必要不打印。

三、数字化办公提升策略

（一）信息系统整合与应用

1. 建立综合管理信息系统：涵盖人事管理、项目管理、财务管理、物资管理等模块，实现数据的集中录入、存储与分析，打破部门间信息壁垒，提升管理效能。例如，项目管理人员可以在系统中实时更新项目进度、预算执行情况，财务人员可同步获取数据进行财务核算与监控。

2. 移动办公应用：开发或选用适合的移动办公 APP，会员可通过手机、平板等移动设备随时随地处理邮件、查看通知公告、审批流程、填报工作数据等，确保信息处理的及时性。

（二）数据安全与维护

1. 数据备份：每日对重要数据进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据存储在异地服务器或专用存储介质中，防止数据丢失。

2. 网络安全防护：安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等网络安全设备与软件，定期更新病毒库与系统补丁，防范网络攻击与恶意软件入侵。同时，对会员进行网络安全培训，规范上网行为，如禁止随意点击不明链接、下载未知来源文件等。

（三）培训与考核

1. 组织培训：定期开展无纸化、数字化办公系统操作培训课程，邀请专业人员或软件供应商讲师进行授课，确保会员熟练掌握各类办公软件、信息系统的操作技能。

2. 考核与激励：将会员对无纸化、数字化办公的应用熟练程度纳入绩效考核指标体系，对积极使用且熟练掌握相关技能，在提升办公效率、优化办公流程等方面有突出表现的会员给予一定的奖励，如绩效加分、奖金激励、荣誉称号等；对不积极配合或因操作不当导致工作失误或信息安全问题的会员进行相应的警告等。

四、监督与评估

成立专门的监督小组，定期对各部门无纸化、数字化办公的执行情况进行检查与评估，检查内容包括电子文档管理是否规范、流程电子化是否顺畅、信息系统数据是否准确及时更新、网络安全措施是否落实到位等。每月形成检查报告，对发现的问题及时提出整改意见并跟踪整改结果，确保本办法的有效实施与持续优化。

五、附则

本管理办法自发布之日起施行，由舟山市慈善总会同心互联网分会/舟山市同心慈善服务中心办公室负责解释与修订。在实施过程中，根据实际情况与技术发展，适时对办法进行完善，以适应不断变化的办公需求与信息技术环境。